为进一步做好我区清明节期间的服务保障工作，努力确保清明祭扫安全平稳、文明有序，区民政局加强形势分析和工作研判，从3月初就开始提前开展巡查摸底，详细了解全区基本数据信息，明确重点祭扫场所。成立了由关得志同志任总指挥，民政、公安、应急、园林部门领导任副总指挥，共19个部门和16个镇乡街道主管领导为成员单位的怀柔区清明节临时指挥部，各成员单位均成立了专门的领导机构，制定了详细的服务保障方案和应急预案。3月18日下午，组织有关部门、各镇乡街道召开我区清明节工作部署会，对全区清明节群众祭扫服务保障工作进行总体安排，强化高位统筹，明确职责分工，压实属地责任，充实工作力量，统筹做好祭扫服务、防火安全、交通疏导、宣传引导等各项工作。
完善各项工作机制，一是启动高峰日早、晚集中调度机制；二是启动各部门联合检查机制；三是启动舆情监控和宣传机制；四是启动分片包干负责机制。3月初以来，民政牵头园林、应急、消防、市场监管等有关单位，以“四不两直”方式对公墓、集中埋葬点及散坟等祭扫场所进行督导检查36次，出动人员144人次。
并现场组织属地政府召开碰头会，研究对策、协调解决相关问题。截至3月20日，全区累计接待祭扫人员20167人，车辆6334辆。其中，殡葬服务单位（区殡仪馆、九公山长城纪念林、凤凰山陵园）累计接待祭扫人员15409人，车辆4792辆。每天深入一线的防火人员和服务人员达到3100余人。发放宣传材料近4.8万张（册），各镇乡街道通过诗歌朗诵会、植树、健步走、插花寄思等宣传形式，倡导错峰祭扫、文明祭扫，祭扫不忘防火。宣传委、融媒体利用区广播电视、平面媒体、融媒体等多种渠道，积极宣传家庭追思、网络祭扫、代为祭扫等文明祭扫新方式。
各镇乡、街道采取有效措施，对本区域内所有骨灰（遗体）安置场所进行摸底排查，完善服务保障、安全防火等措施，严格落实“五严禁、一停用”（严禁使用明火、严禁墓区吸烟、严禁点燃香烛、严禁焚烧纸钱、严禁燃放鞭炮；烧纸桶和焚烧炉一律停用）。针对散坟多的情况，要求一墓一方案，属地政府成立专班，采取分片包干责任机制，副职领导包村包片措施，下沉一线开展工作，每村都有政府工作人员到村（社）督导。对林区散坟以村（居）委会为单位，成立工作小组，对本区域内所有骨灰（遗体）安置场所进行摸底排查，并建立台账，建立针对性的安全防火工作措施，建立安全防火工作队伍，配备足够的消防安全设备设施，做到有坟墓的地方就有人看管，有坟墓的地方就要有必要的消防设备，有坟墓的地方就要设置防火提示。
殡葬服务单位制定祭扫应急预案，人员车辆疏导方案和祭扫服务接待方案，开展安全教育培训和应急处置演练，严格落实应急值班制度，监测预警、安全事故报告制度，做好祭扫高峰期应对工作，通过人员车辆承载力评估及管理、完善疏导路线和引导标识、禁止明火使用等方式，加强人员车辆疏导和火源管控，确保不发生火灾、交通等安全事故。同时，根据群众祭扫需求，免费提供祭扫工具、轮椅、水、饮品、饼干等，发放宣传物品，引导群众文明祭祀、开展祭祀用品免费换鲜花活动，倡导尊重生命、绿色文明的殡葬新风。九公山长城纪念林为客户来园提供便利性，缓解交通压力，提供免费祭扫班车，墓区设置明确标识，便于客户寻找墓位。